Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Objetivo.

En cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, en este documento se define la Política de Tratamiento de Datos Personales que aplicará HACIENDA EL NOVILLERO S.A.S. en la recolección y divulgación de los datos personales que almacene en sus bases de datos.

2. La Empresa.

HACIENDA EL NOVILLERO S.A.S. (en adelante HACIENDA EL NOVILLERO), es una empresa de carácter privado, constituida por Escritura Pública No. 1.446 de la Notaria 5 del Círculo de Bogotá del 27 de marzo de 1969, inscrita el 8 de abril de 1969, bajo el No. 79.985 del libro IX.

• Dirección.

      Oficina Principal.

Carrera 33 No. 6 A 10 Bogotá, Colombia

      PBX: 7 44 37 88 Ext. 7501

• Correo Protección de Datos: haciendaelnovillero@gmail.com

• Objeto Social. La sociedad tendrá como objeto social indeterminado. Adicionalmente y sin ser taxativo, podrá realizar las siguientes actividades: 1. El hospedaje en vivienda familiar para prestar servicios de alojamiento como posada turística, 2. Las actividades complementarias del hospedaje, el alquiler de espacios de conferencias y reuniones, la organización de comidas de empresas, banquetes y en general de eventos. 3. El desarrollo de proyectos agropecuarios encaminados a la producción y comercialización de leche y carne, de ganado bovino o de diferentes especies; sus crías y animales adultos, productos para la reproducción genética, forrajes, pastos conservados, semillas u otros como frutas, guadua, productos e insumos agrícolas y pecuarios; industrialización, transformación y comercialización de sub-productos de la leche, carne u otros agropecuarios; y construcción de toda clase de instalaciones que se requieran para adelantar el objeto social. 4. El diseño, construcción y comercialización de bienes inmuebles para vivienda o comercio con sus servicios comunales bien sea rural o urbano; adelantar desarrollos urbanísticos, parcelar o subdividir terrenos. en desarrollo de su objeto social, la sociedad podrá asesorar compañías que desarrollen actividades similares y desarrollar planes de adecuación de tierras, en terrenos propios o de un tercero. 5. En desarrollo y ejercicio del objeto, se podrán suscribir toda clase de actos y contratos sean o no de comercio tales como: a) actuar como agente o representante de empresas nacionales o extranjeras que se ocupen de negocios iguales, similares o conexos. b) adquirir bienes de cualquier naturaleza, así como realizar mejoras y construcciones sobre sus bienes inmuebles o enajenar a cualquier título, excepto el gratuito sus propios bienes. c) tomar o dar dinero en mutuo con intereses o descuento. d) constituir garantías que amparen el cumplimiento de sus obligaciones y/o dar en arrendamiento sus bienes, previa autorización de la junta directiva, e) suscribir acciones o poseer cuotas o partes de interés social en sociedades que faciliten o contribuyan al desarrollo de sus propias operaciones. 6. Celebrar el contrato comercial de cambio en todas sus manifestaciones, tales como girar, endosar, aceptar, protestar, cancelar, avalar, dar y recibir letras de cambio, pagarés o cualquier otra clase de efectos de comercio y/o títulos valores. 7. Celebrar toda clase de operaciones con entidades bancarias y/o entidades de financiamiento comercial. 8. Delegar la administración de sus propios negocios en entidades que tengan objetivos iguales, similares, complementarios o conexos. 9. La importación y exportación de productos agropecuarios, insumos, maquinaria o elementos que permitan el desarrollo del objeto social, en estado natural o trasformado. 10. En general, todas las operaciones, de cualquier naturaleza que ellas fueren, relacionadas con el objeto mencionado, así como cualesquiera actividades similares, conexas o complementarias o que permitan facilitar o desarrollar el comercio o la industria de la sociedad. Excepto autorización previa y expresa de la Asamblea General de Accionistas, la sociedad no podrá constituirse en codeudora, deudora solidaria ya sea que actúe individual o conjuntamente, garante y/o fiadora de obligaciones de terceros, aún sean estos sus mismos socios.

3. Marco Legal.

• Constitución Política, Artículo 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

• Ley 1266 de 2008 Por la cual se dictan las disposiciones generales del habeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones.

• Ley 1581 de 2012 Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

• Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.

4. Definiciones.

Las siguientes definiciones tomadas de Ley Estatutaria 1581 de 2012, facilitan el entendimiento y correcto manejo e interpretación de lo de las leyes y decretos reglamentarios descritos en el marco legal.

• Aviso de privacidad. Comunicado verbal o escrito generado por HACIENDA EL NOVILLERO y dirigido al titular de la información, en cuanto al manejo de sus datos personales y a la existencia de la política y a los procedimientos para la reclamación en los casos de corrección, actualización y supresión de su información en bases de datos.

• Autorización. Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

• Base de Datos. Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

• Dato personal. Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

• Encargado del Tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

• Responsable del Tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

• Titular. Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

• Tratamiento. Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

5. Principios.

HACIENDA EL NOVILLERO en la Presente Política de Tratamiento de Datos mantendrá los principios definidos en la Ley 1581 de 2012, manejándolos de manera armónica e integral:

1. a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento de los datos es una actividad regulada y se ceñirá a lo establecido en la Ley y sus disposiciones.

1. b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

1. c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

1. d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

1. e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

1. f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.

1. g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

1. h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

6. Bases de Datos.

HACIENDA EL NOVILLERO maneja las siguientes bases de datos:

6.1 Base de Datos de Proveedores. Contiene la información correspondiente a los datos de las empresas o personas naturales que tienen relación de proveedor, bien sea como contratista, vendedor o prestador de servicios.

6.2 Base de Datos de Clientes. Contiene los datos de las personas naturales o jurídicas de clientes de HACIENDA EL NOVILLERO.

6.3 Bases de Datos de Empleados. Contiene los datos de empleados y sus familiares cuando aplica.

7. Derechos del Titular de Información.

Son derechos del Titular de los datos personales, de acuerdo con la Ley 1581 de 2012:

7.1 Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

7.2 Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la mencionada norma.

7.3 Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

7.4 Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

7.5 Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento, el Responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

7.6 Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

7.7 En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes, queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. 

8. Excepciones de Autorización de parte del Titular.

Según la Ley 1581 de 2012, la autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos:

8.1 Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. 

8.2 Datos de naturaleza pública.

8.3 Casos de urgencia médica o sanitaria. 

8.4 Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

8.5 Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

9. Deberes de HACIENDA EL NOVILLERO.

Con la presente Política de tratamiento y protección de datos HACIENDA EL NOVILLERO se compromete a:

9.1 Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

9.2 Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular, en cualquier medio físico o electrónico.

9.3 Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.

9.4 Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.  

9.5 Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

9.6 Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada de forma periódica.

9.7 Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.

9.8 Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

9.9 Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley. 

9.10 Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.

9.11 Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

9.12 Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

9.13 Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.

9.14 Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.

9.15 HACIENDA EL NOVILLERO hará uso de los datos personales del titular solo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales. 

9.16 Dar cumplimiento a las normas vigentes sobre la materia.

10. Tratamiento de los datos, publicación y finalidad.

10.1 Información contenida en las bases de datos de Empleados, Proveedores, Clientes.    

El tratamiento para los datos personales indispensables de empleados, proveedores y clientes, estará enmarcado en el orden legal y serán todos los necesarios para el cumplimiento del objeto social de la Compañía.

Los datos personales sensibles se tratarán bajo las siguientes circunstancias:

• El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

• El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado, previa autorización de éste y/o del representante legal. 

• El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;
• El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
• El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

10.2 HACIENDA EL NOVILLERO tendrá como finalidad del manejo de datos:

• Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores.

• Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios.
• Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos.

• Evaluar la calidad del servicio.

• Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo.

• Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral.

• Soportar procesos de auditoría interna o externa.

• Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial.

HACIENDA EL NOVILLERO no venderá, transmitirá o divulgará la información, salvo que (i) exista autorización expresa para hacerlo; (ii) sea necesario con el fin de proveer sus servicios y/o productos; (iii) la información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión, u otro proceso de restructuración de la sociedad; (iv) que sea requerido o permitido por la ley.

HACIENDA EL NOVILLERO podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, HACIENDA EL NOVILLERO tomará las medidas necesarias con el fin de proteger dicha información personal. No se hará uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros.

11. Autorizaciones para entrega de Datos.

Los datos personales sensibles solo serán entregados cuando sean solicitados por:

• Por el titular, quien deberá identificarse plenamente y de manera suficiente ante HACIENDA EL NOVILLERO.
• Por los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
• Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
• Por estipulación a favor de otro o para otro.
• Por las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
• Por los terceros autorizados por el Titular o por la ley.
• Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

12. Procedimiento atención de peticiones, consultas y reclamos.

HACIENDA EL NOVILLERO, ha designado como área responsable de velar por el cumplimiento de esta política a la Dirección Administrativa y Financiera área funcional que manejan los Datos Personales de los Titulares de las bases de datos de personal, clientes y proveedores. 

La Dirección ha dispuesto el correo electrónico haciendaelnovillero@gmail.com para atender y resolver peticiones, consultas y reclamos por parte de los titulares y para realizar cualquier actualización, rectificación y/o supresión de datos personales.

De igual manera se han definido los siguientes procedimientos para el manejo de la información:

1. a)

Los Titulares podrán consultar la información personal que repose en HACIENDA EL NOVILLERO, por cualquiera de los medios:

• Envío por correo a haciendaelnovillero@gmail.com
• Comunicación física enviada a la dirección comercial de la empresa

No se aceptarán solicitudes por vía telefónica.

HACIENDA EL NOVILLERO ofrecerá toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada el Titular, dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de su recepción. Cuando la consulta tome más de éste tiempo, se informará al interesado en comunicación preferiblemente vía correo electrónico, debidamente motivada e informando el nuevo plazo que no será mayor a (5) cinco días hábiles siguientes. 

1. b)

El Titular podrá ejercer su derecho a presentar un reclamo cuando consideren un posible incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, o cuando desee solicitar la    actualización y/o rectificación de datos.

Podrán presentar un reclamo ante la HACIENDA EL NOVILLERO así: 

• Envío por correo al haciendaelnovillero@gmail.com
• Comunicación física enviada a la dirección comercial de la empresa

No se aceptarán solicitudes por vía telefónica.

El reclamo del Titular deberá incluir la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, junto con los documentos que acrediten o soporten la reclamación. No se atenderán reclamos incompletos, por lo cual dentro de los cinco (5) días hábiles, se responderá al Titular solicitándole la información faltante. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha de la solicitud, sin que el titular presente la información, se entenderá que ha desistido de la relación. 

Una vez recibido el reclamo debidamente sustentado, se registrará como reclamo en trámite, y se le dará curso.

Todo reclamo será atendido en un tiempo no mayor de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando la respuesta se tome más de este tiempo, se informará al interesado en comunicación preferiblemente vía correo electrónico, debidamente motivada e informando el nuevo plazo que no será mayor a ocho (8) cinco días hábiles siguientes.

1. c) Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato.

El titular de los datos personales puede revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en todo momento y HACIENDA EL NOVILLERO atenderá tal solicitud siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.

El titular podrá hacer la solicitud así:

• Envío por correo al haciendaelnovillero@gmail.com
• Comunicación física enviada a la dirección comercial de la empresa

No se aceptarán solicitudes por vía telefónica.

HACIENDA EL NOVILLERO efectuará la supresión dentro de los tres (3) días siguientes a la recepción de la solicitud, contados a partir del siguiente día hábil de la recepción.  Si vencido este término HACIENDA EL NOVILLERO no ha efectuado la eliminación el Titular podrá a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.

13. Transmisión de Datos Internacionales.

HACIENDA EL NOVILLERO no realizará transferencia de datos personales a terceros países de los datos contenidos en sus bases de datos de empleados, clientes y proveedores, sin asegurarse que la entidad receptora conozca de esta política y brinde integridad y seguridad a la información transferida.

Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe HACIENDA EL NOVILLERO, no requerirán en ningún caso de ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.   

Con la aceptación de la presente política, el Titular autoriza expresamente para transferir y transmitir su Información Personal, para todas las relaciones que puedan establecerse con HACIENDA EL NOVILLERO.

14. Medidas de Seguridad.

HACIENDA EL NOVILLERO adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad y confidencialidad de la información conforme a lo establecido en la presente Política.

15. Fecha de Entrada en Vigencia.

La presente Política de Datos Personales entra en vigencia a partir del día 11 de julio de 2024.